Paratore SA
- Cliente
- Paratore Giardini SA
- Settore
- Progettazione, costruzione e manutenzione di giardini
- Servizio
- Web app gestionale
La richiesta
Dai fogli Excel a una gestione centralizzata dei lavori
Paratore Giardini SA è un’azienda con oltre trent’anni di esperienza nella progettazione, costruzione e manutenzione di giardini. Con il suo team offre un servizio completo, trasformando i desideri dei clienti in realtà.
Nonostante l’approccio innovativo nella parte creativa, la gestione operativa quotidiana dei lavori era ancora affidata a fogli Excel e procedure manuali. Questo metodo si rivelava sempre più limitante: la pianificazione dei lavori era complessa e poco chiara, l’assegnazione delle attività ai dipendenti risultava macchinosa e la gestione degli abbonamenti dei clienti portava a errori. Anche la comunicazione tra amministratore, tecnici e squadre operative risultava problematica.
Era quindi evidente la necessità di introdurre un sistema digitale capace di centralizzare la gestione, migliorare il coordinamento e rendere più semplice il lavoro di tutti.
Il processo
Dalle abitudini del team alla nuova piattaforma
- 01
Analisi delle necessità
Il primo passo è stato analizzare a fondo l’organizzazione interna, osservando come venivano pianificati i lavori e gestite le informazioni. Era fondamentale non stravolgere le abitudini del team, ma trasformarle in un flusso più ordinato, intuitivo e accessibile.
- 02
Analisi dei flussi operativi
Abbiamo lavorato fianco a fianco con il cliente per comprendere quali fossero le vere priorità. Da un lato serviva uno strumento che permettesse ad amministratore e tecnici di avere sempre sotto controllo l’andamento delle attività e la gestione dei clienti. Dall’altro era essenziale fornire ai dipendenti uno strumento semplice, capace di mostrare con chiarezza cosa fare ogni giorno e come comunicare eventuali imprevisti.
- 03
Progettazione dell’esperienza utente
Questa fase di analisi ci ha permesso di progettare un’esperienza utente coerente, che riprendesse la logica delle vecchie schede Excel ma la trasformasse in una piattaforma digitale moderna e funzionale. L’obiettivo era rendere il passaggio al nuovo sistema semplice e naturale per tutto il team, mantenendo familiari i flussi di lavoro già utilizzati quotidianamente.
La soluzione
Una web app su misura per pianificazione, clienti e squadre
Abbiamo realizzato un’applicazione web su misura, pensata per rispondere alle esigenze specifiche dell’azienda.
La piattaforma centralizza pianificazione, clienti, abbonamenti, attività e comunicazioni operative, mettendo a disposizione strumenti differenti in base al ruolo dell’utente.
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Area amministrativa
Gli amministratori dispongono di una visione completa delle attività: pianificano i lavori su base annuale e settimanale tramite calendario, creano e modificano le schede dei clienti, gestiscono gli abbonamenti, assegnano attività e compiti al personale, monitorano lo stato dei lavori e gestiscono eventuali imprevisti riprogrammando gli interventi.
Tutto è organizzato in maniera chiara, permettendo di passare dalla visione d’insieme fino al dettaglio di ogni singolo intervento.
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Area dipendenti
I dipendenti accedono a una scheda settimanale personale che mostra, giorno per giorno, i lavori da svolgere. Per ogni attività possono segnare l’avvenuto completamento, aggiungere note o immagini e, in caso di problemi, segnalare un imprevisto che viene automaticamente reinserito nella pianificazione dell’amministratore.
Inoltre, hanno sempre a disposizione le informazioni essenziali del cliente e del luogo in cui intervenire, così da ridurre al minimo i dubbi e le interruzioni durante il lavoro.
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Pianificazione dei lavori
La piattaforma permette di organizzare gli interventi attraverso una pianificazione annuale e settimanale, offrendo agli amministratori una visione chiara delle attività programmate e delle risorse coinvolte.
Le attività possono essere assegnate ai diversi dipendenti e aggiornate in base all’avanzamento dei lavori o a eventuali imprevisti segnalati direttamente dal personale sul territorio.
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Gestione clienti e abbonamenti
Le informazioni relative a clienti e abbonamenti vengono centralizzate all’interno della piattaforma, eliminando la necessità di gestire dati e scadenze attraverso diversi fogli Excel.
Ogni intervento può così essere collegato alle informazioni del cliente e al relativo servizio, rendendo più semplice sia la pianificazione sia il controllo delle attività svolte.
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Gestione degli imprevisti
La comunicazione tra personale operativo e amministrazione è integrata direttamente nel flusso di lavoro.
Quando un dipendente non può completare un intervento, può segnalarlo direttamente dalla propria area. L’attività viene così riportata nella pianificazione dell’amministratore, che può gestirla e riprogrammarla senza perdere informazioni.
Il risultato
Una gestione più rapida, strutturata e centralizzata
La digitalizzazione del processo organizzativo ha reso la gestione delle attività più rapida, strutturata e centralizzata. Gli amministratori possono programmare e monitorare i lavori con maggiore precisione, mentre i dipendenti hanno a disposizione uno strumento pratico e chiaro che li guida nelle attività quotidiane.
Il nuovo sistema ha eliminato la dipendenza dai fogli Excel, riducendo il rischio di errori e semplificando la comunicazione interna. Ogni fase del lavoro è diventata più fluida: dalla pianificazione e assegnazione degli interventi fino all’esecuzione e al monitoraggio delle attività.
Grazie a questo progetto, Paratore Giardini SA si è dotata di una piattaforma centralizzata e scalabile, capace di rispondere alle esigenze operative attuali e di evolvere insieme all’azienda nel tempo.